Klantenadministratie voor de vakman: van losse Excel naar één systeem

Het probleem: WhatsApp, Excel, telefoon en de schoenendoos

De meeste vakmensen beginnen met klantgegevens verspreid over:

• Telefoon-contacten
• WhatsApp-gesprekken
• Excel/Google Sheets
• Visitekaartjes in de bus
• Mailbox

Dat werkt 6 maanden. Daarna zoek je 10 minuten per klant of er nog een offerte open staat.

Wat moet er minimaal in een klantenkaart staan?

• Naam, adres, plaats
• Telefoonnummer + email
• KvK-nummer (voor zakelijke klanten)
• BTW-nummer (idem)
• Standaard uurtarief (sommige klanten hebben afspraken)
• Notities (specifieke wensen, bijzonderheden)

Hoe importeer je je bestaande klanten?

Drie opties, snelste eerst:

1. CSV/Excel-import — exporteer uit Moneybird/Outlook en upload één bestand
2. KvK-import — geef alleen een KvK-nummer en wij vullen de rest
3. Spreek-import — "Voeg klant toe: Bakkerij De Hoek" en geef contactgegevens

Slim koppelen aan facturen, klussen en aanvragen

Een klantenkaart is pas waardevol als je er omheen kunt zien:

• Welke aanvragen lopen er?
• Welke offertes zijn nog niet beantwoord?
• Welke facturen staan open?
• Hoeveel uur heb ik dit jaar besteed?

Dit krijg je in BoekClauding automatisch — geen handmatig koppelen.

Privacy en AVG

Klantgegevens zijn persoonsgegevens. Dat betekent:

• Je moet ze beveiligd opslaan (geen losse Excels op Dropbox zonder wachtwoord)
• Klanten hebben recht op inzage
• Bij beëindiging samenwerking: bewaren voor 7 jaar (BTW-bewaarplicht), daarna verwijderen

BoekClauding is AVG-compliant, met automatische bewaartermijnen.

Conclusie

Eén plek voor al je klantgegevens scheelt elke maand uren zoeken. Importeer je klanten in 5 minuten.